Die Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW setzt auf smarte, bedarfsorientierte Reinigung. Durch den Einsatz der digitalen Plattform soobr optimiert die Hochschule ihre standortübergreifenden Reinigungsprozesse, spart Ressourcen ein und schafft eine transparente, datengestützte Basis für das Providermanagement.

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Fachhochschule Nordwestschweiz

Die Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW ist eine der führenden Fachhochschulen in der Schweiz. Mit ihren zehn Hochschulen ist sie in den Bereichen Lehre, Forschung, Weiterbildung und Dienstleistung tätig – innovativ, interdisziplinär und konsequent praxisorientiert.

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‍Auf einen Blick: Die Highlights der Success Story

• Bedarfsorientierung statt starrer Intervalle: Weniger genutzte Flächen werden seltener gereinigt, was gezielte Ressourceneinsparungen ermöglicht.
• Volle Transparenz im Arbeitsalltag: Lückenlose Dokumentation und Echtzeit-Einblicke in offene und erledigte Leistungen zur optimalen Qualitätssicherung.
• Standortübergreifender Know-how-Austausch: Vereinheitlichung der Leistungsstandards und Wissenstransfer über alle Campus-Standorte hinweg.
• Partnerschaftliches Providermanagement: Datenbasierte, nachvollziehbare Diskussionsgrundlage für Quartalsmeetings und strategische Ausschreibungen.

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‍Die Ausgangslage: Hohe Frequenzen bei ungenutzten Flächen

Als eine der führenden Fachhochschulen in der Schweiz vereint die FHNW zehn Hochschulen unter einem Dach. Da ein grosser Teil der Räumlichkeiten öffentlich zugänglich ist, hat die Sauberkeit oberste Priorität, um Studierenden, Mitarbeitenden und Gästen stets einen positiven Eindruck zu vermitteln.

Vor der Einführung von soobr stand das Immobilienmanagement jedoch vor klassischen Herausforderungen im FM-Alltag: Viele eigentlich ungenutzte Flächen wurden starr mit hoher Frequenz gereinigt. Gleichzeitig gab es teilweise unvollständige Dokumentationen darüber, welche Leistungen wann und wo tatsächlich erbracht wurden.

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Die Ziele für die digitale Transformation:

1. Umstellung auf eine bedarfsorientierte Reinigung

2. Standardisierung der Leistungsverzeichnisse über alle unterschiedlichen Standorte hinweg

3. Förderung des Know-how-Austauschs zwischen den einzelnen Standorten

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Die Lösung: Smart Cleaning im täglichen Campus-Betrieb

Heute steuert der beauftragte Reinigungsdienstleister die tägliche Koordination und Ausführung der Touren direkt über soobr. Die digitale Reinigungsplanung greift dabei an den entscheidenden Schnittstellen im laufenden Betrieb:

• Echtzeit-Qualitätssicherung: Das System weist automatisch darauf hin, wenn eine Reinigungstour nicht rechtzeitig gestartet wird. Zudem kann das QM-Team gezielt Räume kontrollieren, die nachweislich gerade erst gereinigt wurden.
• Lückenlose Dokumentation: Bleiben Räume unvollständig (z. B. weil sie durch Lehrveranstaltungen oder Meetings besetzt waren), wird dies direkt im System vermerkt.
• ‍Schnelle Reaktionszeiten: Gehen Reklamationen von Nutzenden ein, lässt sich im System sekundenschnell nachvollziehen, wann die letzte Reinigung stattfand und welche Leistungen ausgeführt wurden.

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Stimme zur Zusammenarbeit

‍«Durch soobr können wir die Reinigung in wenig genutzten Räumen reduzieren und dadurch Ressourcen einsparen. Zusätzlich schaffen wir Transparenz über die Reinigungsleistungen an unseren Standorten und haben einen einfachen Zugang zu Daten, die uns beim Providermanagement unterstützen.»

Nikolina Zigun, Verantwortliche Immobilienmanagement FHNW

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Der Einsatz von soobr zahlt sich für die FHNW sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene aus:

Transparentes Providermanagement

Anstatt auf Bauchgefühl verlässt sich die FHNW in den Quartalsmeetings mit dem Dienstleister auf die von soobr gelieferten Analytics und Daten. Verträge und erbrachte Leistungen lassen sich so fair, objektiv und partnerschaftlich steuern.

‍Fundierte Basis für Ausschreibungen

Die gewonnenen Daten und die geschaffene Transparenz über die verschiedenen Leistungsstandards dienen als präzise Grundlage für neue, zukünftige Reinigungsausschreibungen. Zentrale Einheiten können zudem standortübergreifend viel gezielter feststellen, wo operativer Unterstützungsbedarf besteht.

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Fazit und Empfehlung für andere Hochschulen

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Das Fazit der FHNW fällt durchweg positiv aus: Die Plattform hält, was sie verspricht: Ressourcen werden genau dort eingesetzt, wo sie gebraucht werden. Soobr schafft Transparenz über verschiedene Standorte und ermöglicht eine saubere Dokumentation. Aus diesem Grund empfiehlt die FHNW den Einsatz von soobr auch anderen Hochschulen und Bildungsinstitutionen. Damit entsteht eine fundierte Diskussionsgrundlage – intern wie extern sowie auf operativer und strategischer Ebene.

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Auch an weiteren Hochschulen wie der Universität Basel kommt soobr erfolgreich zum Einsatz:

«Mit soobr erhalten wir standortübergreifend transparente Einblicke in die erbrachten Reinigungsleistungen. Die verfügbaren Daten helfen uns dabei alle notwendigen Fragen zur Dienstleistung zu beantworten und effektiv zu justieren. Die Einhaltung der Reinigungsstandards in allen Gebäuden können wir so konstant sicherstellen.»‍

Jakob Scheidt, Uni Basel

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Uni Basel

Die Universität Basel wurde 1460 gegründet und ist die älteste Universität der Schweiz. Als international vernetzte und forschungsstarke Volluniversität bietet sie ein breites Spektrum an Geistes-, Sozial- und Naturwissenschaften, mit einem klaren strategischen Fokus auf die Bereiche Life Sciences und Medizin.