Am Hauptsitz der Gebäudeversicherung Bern (GVB) werden Reinigung und Hygiene heute über eine datenbasierte Lösung geplant, gesteuert und dokumentiert. Gemeinsam mit dem Reinigungsdienstleister Armit, der Smart Cleaning-Plattform soobr und vernetzten Spendersystemen von Hagleitner wurde ein Konzept entwickelt, das Effizienz, Servicetransparenz und Nachhaltigkeit vereint. Im Fokus steht die nahtlose Digitalisierung der Reinigungsprozesse – von der Planung bis zur Ausführung. Wir haben mit den Verantwortlichen über die Herausforderungen, die technische Integration und den Mehrwert für alle Beteiligten gesprochen.

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Gebäudeversicherung Bern

Im Rahmen ihres gesetzlichen Auftrags versichert die Gebäudeversicherung Bern (GVB) alle Gebäude im Kanton Bern gegen Feuer- und Elementarschäden. Sie engagiert sich im vorbeugenden Brandschutz sowie im Schutz vor Naturgefahren. Als Aufsichtsorgan der bernischen Feuerwehren setzt sie sich ein für die professionelle Bewältigung von Bränden und weiteren Ereignissen.

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Armit AG

Der Reinigungsdienstleister Armit bietet professionelle Unterhalts- und Spezialreinigungen für private und gewerbliche Objekte. Mit erfahrenen Teams und massgeschneiderten Lösungen sorgt das Unternehmen für zuverlässige Reinigungsqualität.

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Hagleitner

Hagleitner Hygiene entwickelt und produziert innovative Hygienelösungen für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen. Zum Sortiment gehören Spendersysteme, Reinigungs- und Desinfektionsmittel sowie digitale Anwendungen – alles „Made in Austria“ und global im Einsatz.

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Herausforderungen

Welche Anforderungen stellt die GVB an die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Reinigung?

Als Eigentümerin eines gut frequentierten Gebäudes legt die GVB besonderen Wert auf eine gleichbleibend hohe Reinigungsqualität und die lückenlose Dokumentation aller erbrachten Leistungen. Bisherige Systeme boten kaum Möglichkeiten zur standardisierten Leistungsnachweisführung, was die Nachvollziehbarkeit erschwerte. Besonders bei Beschwerden oder externen Audits fehlten verlässliche Daten, um Leistungen objektiv nachzuweisen und gezielt zu optimieren.

Warum wurde eine digitale Lösung überhaupt in Betracht gezogen?

Die GVB suchte nach einem Weg, die Reinigung zukunftsfähig zu gestalten – effizienter, nachvollziehbarer und mit wenig Administration. Die steigenden Anforderungen an Nachhaltigkeit, Reaktionsgeschwindigkeit und Kostenkontrolle machten eine digitale Lösung zur logischen Konsequenz. Besonders wichtig war dabei die enge Zusammenarbeit mit dem bestehenden Reinigungsdienstleister Armit, um eine reibungslose Integration sicherzustellen.

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«Als Hausdienst tragen wir Verantwortung für die Qualität und das Nutzungserlebnis im Gebäude. Soobr ermöglicht es uns, die Reinigung datenbasiert und in enger Abstimmung mit unseren Partnern zu steuern – effizient und nachvollziehbar.»

Florian Kunz, Leiter Hausdienst, Gebäudeversicherung Bern

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Lösung

Wie verbessert die digitale Reinigungsplanung die tägliche Arbeit von Armit?

Durch die algorithmische Revierplanung erhalten die Reinigungskräfte tagesaktuelle Einsatzpläne direkt auf ihr Tablet. Die Software berücksichtigt Auslastung, Sonderaufträge und Priorisierungen. So entstehen keine Leerlaufzeiten und die Einsatzsteuerung erfolgt bedarfsgerecht. Für Armit bedeutet das: weniger Koordinationsaufwand, bessere Planbarkeit und eine deutlich höhere Transparenz über die geleistete Arbeit.

Wie trägt die Integration der smarten Spendersysteme zur Optimierung bei?

Die Zusammenarbeit mit Hagleitner ermöglicht es, Nachfüllaufträge für Verbrauchsmaterialien wie Papier oder Seife direkt in die tägliche Einsatzplanung zu integrieren. Die Reinigungskräfte sehen im Tablet, in welchen Bereichen ein Nachfüllbedarf besteht – und können diesen effizient in ihre Route einplanen. Dadurch entfallen unnötige Kontrollgänge, die Arbeitszeit wird besser genutzt und das Risiko von leeren Spendern sinkt erheblich. Für den Dienstleister Armit trägt das zu reibungsloseren Abläufen und einer stabilen Versorgung bei, während für die GVB als Betreiberin ein gleichbleibend hohes Serviceniveau gewährleistet wird.

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«Die digitale Dokumentation von soobr schafft Transparenz für alle Beteiligten, von der Einsatzleitung bis zum Gebäudebetreiber. So können wir jederzeit nachvollziehen, welche Leistungen erbracht wurden und bei Bedarf gezielt nachjustieren.»

Marc Frey, Vorsitzender der Geschäftsleitung, Armit AG

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Technische Integration

Wie funktioniert die Zusammenarbeit zwischen soobr und den Spendersystemen von Hagleitner in der Praxis?

Die Spendersysteme von Hagleitner sind mit Sensoren ausgestattet, die kontinuierlich den Füllstand der Verbrauchsmaterialien erfassen. Diese Informationen werden über eine Schnittstelle direkt an soobr übertragen. Sobald ein Spender unter einen definierten Schwellenwert fällt, wird automatisch ein entsprechender Auftrag in soobr ausgelöst. Dieser erscheint direkt auf dem Tablet der zuständigen Reinigungskraft und kann bei der nächsten Reinigungstour effizient mitbearbeitet werden. So sind alle relevanten Informationen sofort verfügbar und integrierbar, ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand.

Welchen Beitrag leistet die technische Integration zu mehr Nachhaltigkeit im Betrieb?

Dank der automatisierten Bedarfserkennung durch die Hagleitner-Spender erfolgt das Nachfüllen nur dann, wenn es tatsächlich erforderlich ist. Dies reduziert sowohl unnötige Wege als auch überflüssigen Materialverbrauch – ein klarer Vorteil in Bezug auf Zeit, Kosten und ökologische Nachhaltigkeit. Gleichzeitig erlaubt die digitale Erfassung der Nachfüllzyklen eine bessere Analyse von Verbrauchsmustern. Diese Datenbasis hilft sowohl Armit als auch der GVB, die Versorgung bedarfsgerechter zu planen und gezielt Optimierungspotenziale zu identifizieren, etwa bei Liefermengen oder Tourenfrequenz.

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«Unsere Spender liefern nicht nur Verbrauchsdaten. Sie liefern handfeste Informationen für die Einsatzplanung. In Kombination mit soobr entstehen daraus gezielte Aufträge, die die Reinigungsprozesse deutlich vereinfachen.»

Michael Buzanich, Head of Sales, Hagleitner Hygiene