Die KMD GmbH, Servicegesellschaft der Universitätsmedizin Mannheim, setzt auf die Smart Cleaning Plattform soobr, um ihre Reinigungsprozesse flexibel, transparent und effizient zu steuern. Die Software wird für die dynamische Revierplanung, die digitale Dokumentation und die Echtzeit-Übersicht über alle Reinigungsaufgaben eingesetzt. Dadurch können Ressourcen gezielter eingesetzt, unnötige Reinigungen vermieden und Kosten langfristig reduziert werden. Wir haben mit Dezernatsleiter Dr. Christoph Klein und Projektleiter Milos Zec über die Einführung von soobr, die erzielten Verbesserungen und die wichtigsten Nutzen im Klinikalltag gesprochen.
Klinik Management Dienstleistungen GmbH (KMD)
KMD ist ein Mannheimer Dienstleistungsunternehmen, das die Infrastruktur im Gesundheitswesen neu denkt. Seit 2005 entwickelt KMD innovative Services für Reinigung, Logistik, Gastronomie und Patientenservice. Mit über 800 Mitarbeitenden bringt KMD Effizienz, Qualität und Nachhaltigkeit in den Klinikalltag – für spürbare Entlastung von Pflege und Medizin.
Universitätsmedizin Mannheim
Die Universitätsmedizin Mannheim vereint das Universitätsklinikum Mannheim und die Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg. Als Maximalversorger mit über 5.400 Mitarbeitenden und einer starken Forschungs- und Lehrbasis steht die UMM für moderne Medizin, innovative Forschung und exzellente Ausbildung. Mit hochspezialisierten Zentren, modernster Technik und einem klaren Fokus auf Patientenorientierung gestaltet die UMM die Gesundheitsversorgung der Zukunft.
Herausforderungen
Welche Herausforderungen gab es bei der bisherigen Reinigungsplanung am Universitätsklinikum Mannheim?
Unsere Reinigung war bislang über eine starre Revierplanung in Excel organisiert, und Checklisten sowie Dokumentationen liefen größtenteils papierbasiert. Das führte zu eingeschränkter Transparenz – sowohl für unseren Kunden als auch für uns selbst. Unsere Motivation war es daher, diese Prozesse zu modernisieren, die Reinigungsprozesse insgesamt effizienter zu gestalten und durch eine digitale Lösung zu ersetzen, die flexibler ist und mehr Übersicht schafft.
Welche Anforderungen an eine neue Lösung mussten erfüllt werden?
Mit der Einführung von soobr haben wir uns zum Ziel gesetzt, unsere Reinigungsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Besonders wichtig war uns dabei, die Planung flexibler zu machen und die Dokumentation der Leistungen zu digitalisieren – sowohl zur internen Nachverfolgung als auch zur besseren Kommunikation mit dem Kunden.
Gleichzeitig wollten wir die Führungsebene entlasten, indem wiederkehrende Kontroll- und Planungsaufgaben einfacher und strukturierter abgebildet werden. Die automatische Revierplanung und das Cockpit von soobr bieten hier eine spürbare Unterstützung.
Lösung
Wie unterstützt Sie soobr in der täglichen Einsatzplanung?
Eine der greifbarsten Verbesserungen ist der deutlich reduzierte Planungsaufwand für die Mitarbeitenden. Fällt beispielsweise eine Reinigungskraft krankheitsbedingt aus, kann eine Kollegin oder ein Kollege das Revier problemlos übernehmen – ganz ohne aufwendige Übergaben oder Einarbeitung. Soobr zeigt tagesaktuell und übersichtlich, welche Räume zu reinigen sind. Das sorgt für eine deutlich höhere Flexibilität im Einsatz der Teams. Denn sobald eine Reinigungskraft mit dem Tablet vertraut ist, kann sie grundsätzlich in jedem Revier eingesetzt werden – unabhängig vom gewohnten Arbeitsbereich.
Welchen konkreten Mehrwert bringt Ihnen soobr insgesamt?
Die automatische Revierplanung von soobr macht unsere Reinigungsprozesse deutlich effizienter und transparenter. Änderungen im Tagesgeschäft können sofort eingepflegt werden, und die Reinigungskräfte erhalten ihre aktuellen Aufgaben direkt digital auf das Tablet. Papierbasierte Checklisten entfallen und wir sparen Zeit bei Planung und Kontrolle. Gleichzeitig sorgt die lückenlose Dokumentation dafür, dass wir unnötige Reinigungen vermeiden, unsere Ressourcen gezielter einsetzen und langfristig Kosten reduzieren.
«Basierend auf unseren bisherigen Erfahrungen im Rollout rechnen wir mit einer Zeitersparnis von rund 7 bis 10 Prozent, sobald das System hausweit im Einsatz ist.»
Dr. Christoph Klein, Dezernatsleiter, Universitätsmedizin Mannheim
Ergebnisse
Welche Erfahrungen haben Sie mit der Einführung und Nutzung von soobr gemacht?
Die Umstellung auf eine komplett digitale Arbeitsweise war für einige Mitarbeitende zunächst eine Veränderung, vor allem für diejenigen, die seit vielen Jahren mit Papierlisten gearbeitet hatten. Durch praxisnahe Schulungen und die intuitive Bedienung von soobr konnten jedoch alle schnell mit dem neuen System arbeiten. Heute wird besonders geschätzt, dass Aufgaben klar strukturiert und jederzeit digital verfügbar sind. Die automatische Dokumentation – zum Beispiel über QR-Codes statt Unterschriftenlisten – spart Zeit, reduziert Materialkosten und schafft mehr Transparenz. Änderungen im Tagesgeschäft lassen sich ohne Verzögerung umsetzen, was nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Zusammenarbeit mit dem Kunden erleichtert.
Optimierte Abläufe und Prozesse
Effizientere Prozesse
- Reduzierter Planungsaufwand in der operativen Steuerung
- Automatisierung von kurzfristigen Umplanungen und Weiterleitung von Zusatzaufträgen
- Flexible Vertretungen ohne zusätzliche Einarbeitung
- Vermeidung unnötiger Reinigungen
Transparenz und Kostenkontrolle
- Echtzeit-Übersicht über alle Reinigungsaufgaben
- Lückenlose digitale Dokumentation
- Wegfall papierbasierter Listen
