Das Zentrum Schlossmatt Region Burgdorf profitiert von einer bedarfsorientierten Reinigung gekoppelt mit einem auf die Langzeitpflege optimierten CAFM-System. Die Smart Cleaning Plattform soobr wird für die Planung, Ausführung und Kontrolle von Reinigungstouren eingesetzt, während das CAFM-System waveware® die Instandhaltungsarbeiten steuert und gleichzeitig die Anlagen- und Rauminformation verwaltet. Dabei wird zum ersten Mal eine Schnittstelle genutzt, um Flächendaten und das Ticketing zu synchronisieren. Wir konnten mit Marcel Bleiker, Bereichsleiter Facility Management, über seine Erfahrungen mit der neuen Lösung sprechen.

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Zentrum Schlossmatt

Dr Mönsch im Zentrum – Das Zentrum Schlossmatt ist spezialisiert auf die Langzeitpflege von Menschen mit Mehrfacheinschränkungen, auf die Demenzpflege sowie auf rasche Notfallaufnahmen und Kurzaufenthalte zur Übergangs- oder Rehabilitationspflege.

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waveware®

waveware® ist eine umfassende und bewährte Facility Management Softwarelösung vom deutschen Softwarehaus Loy & Hutz. Der Vertrieb und die Betreuung in der Schweiz wird durch die Senox sichergestellt. Das System hat sich als Datendrehscheibe im Gesundheitswesen bewährt. Die umfangreiche CAFM-Software ermöglicht eine vollständige digitale Abbildung aller FM-Prozesse. Der modulare Aufbau bietet die Möglichkeit, kundenspezifische Schwerpunkte zu setzen.

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Herausforderungen

Was sind die Herausforderungen im Zentrum  Schlossmatt und was sollte durch den Einsatz  von soobr erreicht werden?

Wir berücksichtigen die Privatsphäre und Bedürfnisse unserer Bewohnenden. Dies ist nur möglich, wenn die Mitarbeitenden der Reinigung die nötige Freiheit und Flexibilität erhalten, ihre Arbeiten diesen Bedürfnissen anzupassen. Wir haben ein System gesucht, welches unsere Anforderungen diesbezüglich erfüllen kann und die Möglichkeit bietet, eine flexible Tourenplanung und Leistungszuweisung zu erstellen. Natürlich in Kombination mit den reinigungs- und hygienetechnischen Notwendigkeiten.

Warum haben Sie sich für diese Partnerschaft  entschieden?

Das Projektteam Digitalisierung FM-Zentrum Schlossmatt hat für die Projektvorbereitung einen Kriterienkatalog und ein Funktionsdiagramm der gewünschten neuen Software erstellt. Erst danach haben wir nach den richtigen Partnern gesucht, die unsere Kriterien an die digitale Lösung erfüllen können. Mit der Firma soobr und senox haben wir diese Partner definitiv gefunden. Dazu muss ich sagen, dass unsere hohen Anforderungen, von denen wir nie abgewichen sind, für beide Firmen sicher nicht immer einfach zu lösen waren. Trotzdem haben wir die Antwort „geht nicht“ fast nie gehört.

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Entstanden ist ein gemeinsamer Standard für die Langzeitpflege, von dem auch andere Unternehmen profitieren können.

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Lösung

Welchen Mehrwert bringt Ihnen soobr und welche Vorteile erfahren Sie?

Mit soobr haben wir nun genaue Kennzahlen über erbrachte Leistungen pro Fläche oder pro Tour. Die Reinigung kann so sehr genau und mit wenig Aufwand analysiert und kontinuierlich verbessert werden. Für die Einsatzplanung sowie für kurzfristige Umplanungen ist nur noch ein minimaler Aufwand notwendig. Zudem konnten wir mit dem Auftragsmanagement die Wegzeiten erheblich reduzieren oder gar weglassen.

Bei Ihnen wurde zum ersten Mal eine waveware® Schnittstelle implementiert. Welche Bedeutung hat diese für Sie?

Ohne diese Schnittstelle hätten wir unsere Projektziele nicht erreichen können. Einerseits werden Änderungen auf den Flächen für beide Systeme übernommen, was den Aufwand erheblich reduziert. Daneben werden reinigungsrelevante Tickets direkt in das Auftragsmanagement von soobr gesendet und umgekehrt technikorientierte Tickets an die zuständige Werkstatt, wo sie effizient und einfach triagiert werden können. So haben wir per Knopfdruck verlässliche Kennzahlen, z.B. über Zusatzaufträge in der Reinigung.

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«Mit soobr und waveware® haben  wir genau, was wir uns vorgestellt haben: Ein flexibles, effizientes und für die AnwenderInnen in der Reinigung und in der Technik einfaches System mit der Möglichkeit, mittels Schnittstelle Flächendaten und das Ticketing zu synchronisieren.»

Marcel Bleiker,  Bereichsleiter Facility Management,  Zentrum Schlossmatt Region Burgdorf

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Implementierung

Wie ist die Akzeptanz der Anwender?

Für uns war es ein wichtiger Projektbestandteil, die verantwortlichen der Technik und das Reinigungspersonal von Beginn an einzubinden. Ausgewählte Mitarbeitende konnten die Systeme testen und regelmäßig Feedback zu Verbesserungen und Optimierungen anbringen. Das Reinigungspersonal wurde während 2-3 Wochen nach dem Go Live begleitet, um bei der Bedienung der Tablets zu unterstützen und Fragen zu beantworten. Auch deshalb ist die Akzeptanz positiv, auch wenn zu Beginn der Papiercheckliste noch nachgetrauert wurde. Das FM-Ticketportal steht allen Mitarbeitenden im Zentrum Schlossmatt auch mobil zur  Verfügung und erlaubt es Störungen an Ort und Stelle zu melden. Das System ist selbsterklärend und wird im Bedarfsfall durch eine Video-Anleitung begleitet.

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Optimierte Abläufe und Prozesse

Entlastung

• des bestehenden Reinigungpersonals durch optimierte Abläufe
• der operativen Ebene durch Automatisierung von kurzfristigen  Umplanungen und Weiterleitung von Zusatzaufträgen
• des Personals durch die Anbindung des Auftragsmanagement  (Waveware- Schnittstelle)

Analyse und Optimierung

• genaue Kennzahlen über erbrachte Leistungen pro Fläche oder pro Tour
• kontinuierliche Verbesserung in der Einsatzplanung und allen Abläufe