Das Universitätsklinikum Ulm setzt auf die digitale Plattform von soobr, um Reinigungsprozesse effizienter zu gestalten und die Qualitätssicherung zu verbessern. Durch algorithmische Planung und Echtzeit-Dokumentation konnte die Reinigungsorganisation optimiert und der Personaleinsatz gezielter gesteuert werden. Wir haben mit Sven Hofmann, verantwortlich für Unternehmensplanung und Controlling bei der DUU, und Jens Fricke, Bereichsleiter der Reinigung, über die Implementierung, Herausforderungen und Erfolge des Projekts gesprochen.
Universitätsklinkum Ulm
Das Universitätsklinikum Ulm zählt zu den führenden Krankenhäusern in Baden-Württemberg. Mit 29 Kliniken, 16 Instituten und rund 7.000 Mitarbeitenden bietet es jährlich etwa 50.000 stationären und 300.000 ambulanten Patientinnen und Patienten hochwertige medizinische Versorgung auf universitärem Spitzenniveau.
Dienstleistungsgesellschaft Universitätsklinikum Ulm mbH (DUU)
Das Reinigungsteam der DUU umfasst 400 Mitarbeitende, die eine Reinigungsfläche von 4‘000‘000 m² pro Monat bewältigen. Neben der Reinigung bietet die DUU auch umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Gastronomie, Logistik, Catering & Konferenzservice sowie Parken. Mit diesen Dienstleistungen sorgt die DUU für reibungslose Abläufe im Klinikum und unterstützt das medizinische Personal bei seiner täglichen Arbeit.
Herausforderungen
Welche Herausforderungen gab es bei der bisherigen Reinigungsplanung am Universitätsklinikum Ulm?
Die manuelle Planung der Reinigungseinsätze war zeitaufwendig und wenig flexibel. Änderungen mussten umständlich eingepflegt werden, was zu ineffizientem Ressourceneinsatz führte. Zudem fehlte eine transparente Dokumentation der erbrachten Leistungen, was die Nachverfolgbarkeit erschwerte. In einem Krankenhausumfeld, in dem Hygiene oberste Priorität hat, brauchten wir eine Lösung, die sowohl Effizienz als auch Qualität sicherstellt.
Welche spezifischen Anforderungen mussten erfüllt werden?
Im Krankenhausbetrieb gibt es ständig wechselnde Anforderungen – sei es durch akute Patientenaufnahmen, Infektionsprävention oder Sonderreinigungen. Unser Ziel war es, eine Lösung zu finden, die eine dynamische und datenbasierte Einsatzplanung ermöglicht. Gleichzeitig sollte das System unsere Mitarbeitenden entlasten und sie durch klare, digitale Anweisungen in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.
Die Einführung einer digitalen Lösung ermöglicht eine flexible und transparente Steuerung der Reinigungseinsätze im Krankenhausbetrieb.
Lösung
Welchen konkreten Mehrwert bringt Ihnen soobr?
Durch die digitale Reinigungsplanung sind Abläufe effizienter und übersichtlicher geworden. Reinigungskräfte erhalten ihre Aufgaben direkt auf das Tablet, wodurch die Kommunikation schneller und klarer erfolgt. Änderungen oder Sonderaufträge sind in Echtzeit sichtbar und können ohne Verzögerung umgesetzt werden. Gleichzeitig sorgt die datenbasierte Planung für eine gleichmässig hohe Reinigungsqualität im gesamten Klinikum.
Wie hat sich die Transparenz der Reinigungsprozesse verbessert?
Mit soobr können wir in Echtzeit nachvollziehen, welche Reinigungsarbeiten bereits erledigt wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht. Das erleichtert nicht nur die Kontrolle, sondern ermöglicht uns auch, schneller auf besondere Anforderungen – zum Beispiel Desinfektionsmaßnahmen – zu reagieren.
«Mit soobr haben wir unsere Reinigungsprozesse komplett neu aufgestellt. Änderungen können wir jetzt in Echtzeit vornehmen, und die Aufgaben sind direkt für alle sichtbar – das spart uns enorm viel Zeit und sorgt für mehr Flexibilität im Alltag.»
Sven Hofmann, Unternehmensplanung & Controlling, DUU mbH
Implementierung
Wie wurde die neue digitale Lösung vom Reinigungspersonal aufgenommen?
Die Umstellung von der papierbasierten Arbeitsweise hin zu einer dynamischen, digitalen Lösung war für viele Mitarbeitende zunächst eine Herausforderung. Gerade langjährige Reinigungskräfte waren an ihre bisherigen Abläufe gewöhnt und standen der Veränderung anfangs skeptisch gegenüber. Doch durch praxisnahe Schulungen und eine intuitive Bedienung wurde schnell klar, dass die Digitalisierung eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag bedeutet. Besonders geschätzt wird die klare Struktur der Aufgaben, die direkte Verfügbarkeit von Informationen und die Möglichkeit, Änderungen ohne zusätzlichen Aufwand in Echtzeit zu kommunizieren. Die Mitarbeitenden haben erkannt, dass sie durch soobr nicht mehr mit umständlichen Papierlisten arbeiten müssen und dass ihre Arbeit transparenter und effizienter wird.
Optimierte Abläufe und Prozesse
Entlastung der operativen Führungsebene
- Digitale Planung reduziert manuellen Aufwand und erleichtert kurzfristige Umplanungen
- Automatische Erstellung und Zuweisung von Sonderaufträgen
- Verbesserte Transparenz durch Echtzeit-Dokumentation der durchgeführten Reinigungen
Digitalisierung der Kommunikation & Arbeitsabläufe
- Optimierte Reinigungsintervalle reduzieren unnötige Einsätze und sparen Zeit sowie Kosten
- Meldungen zu Defekten oder Materialbedarf können direkt in der Software erfasst werden
- Klare Arbeitsanweisungen in über 30 Sprachen erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeitender
