Im Haus Wäckerling in Uetikon am See, einem Betrieb der averecura, liefen die Reinigungsarbeiten bis vor Kurzem über Papierlisten; Zusatzaufträge wurden mündlich weitergegeben. Das funktionierte, stiess aber an Grenzen, sobald «Springer» einspringen mussten oder eine Qualitätskontrolle gefragt war. Mit Soobr hat das Haus Wäckerling seine Reinigungsorganisation neu aufgestellt, mittlerweile arbeiten auch weitere Standorte der averecura mit der Software.

Ein Standort der averecura Gruppe

Das Haus Wäckerling in Uetikon am See ist einer von mehreren Standorten der averecura. Unter seinem Dach vereint es unterschiedliche Betreuungsformen, von der Langzeitpsychiatrie über erweiterte somatische Pflege und Demenzbetreuung bis zu flexiblen Betreuungsangeboten. Insgesamt zählt das Haus 130 Bewohnerinnen und Bewohner sowie 180 Mitarbeitende, davon sind 17 mit unterschiedlichen Pensen in der Reinigung tätig, ein Teil fest den Abteilungen zugeteilt, andere als Springer im Einsatz, wo sie gerade gebraucht werden. Das übergeordnete Ziel der Digitalisierung war klar: eine einheitliche, transparente und nachvollziehbare Qualität über alle Standorte hinweg, bei gleichzeitig effizienterer Planung und einer Entlastung der Leitung Hotellerie im Tagesgeschäft.

Reinigung nach Papierliste

Vor der Einführung von Soobr wurden die Reinigungsaufgaben anhand mehrerer Aufgabenlisten in Papierform organisiert, Zusatzaufträge kamen mündlich dazu: Jemand ging vorbei und sagte Bescheid. Das brachte im Alltag Grenzen mit sich. Besonders für Springer, die oft nur für einen Tag in einer anderen Abteilung arbeiteten, war es nicht immer einfach, sich mit deren Aufgaben und Besonderheiten vertraut zu machen, die Zuständigkeiten waren nicht immer klar definiert. Auch beim geteilten Dienst war unklar, welche Mitarbeitende welche Zimmer erledigen mussten, die Aufteilung wurde untereinander entschieden und nicht immer als fair empfunden.

Weil die Reinigungsarbeiten zudem nicht detailliert beschrieben waren und ihre Erledigung nicht abgehakt oder visiert werden musste, war eine Qualitätskontrolle nur bedingt möglich, und der Leitung fehlte eine zentrale Übersicht über den Stand der Arbeiten, was bei Rückfragen oder Reklamationen zusätzlichen Aufwand bedeutete. Auch Steuerbarkeit, Controlling sowie Ressourcenplanung und -berechnung waren dadurch nur begrenzt möglich.

Der Entscheid für Soobr

Für den Entscheid waren mehrere Punkte ausschlaggebend: eine fairere Verteilung der Arbeiten, eine verlässliche Dokumentation der Reinigungsarbeiten und Hygienestandards wie der Legionellen-Prophylaxe, eine Vereinfachung von Bestellprozessen und Defektmeldungen sowie eine Erleichterung für die Leitung Hotellerie, da Aufträge direkt an die zuständige Abteilung gesendet werden können. Wichtig war zudem eine barrierefreie Nutzung, etwa bei Fremdsprachen oder Farbenblindheit, sowie die Möglichkeit einer digitalen Auswertung und Steuerung aller Prozesse, inklusive Planung, Controlling und einer besseren Grundlage für die Ressourcenplanung und -berechnung. Nicht zuletzt spielte auch ein guter Informationsfluss mit festen persönlichen Ansprechpersonen eine Rolle.

Die Implementierung startete im August 2025, ab Anfang Dezember 2025 arbeiteten die Mitarbeitenden aktiv mit dem System. Das Haus Wäckerling führte Soobr zusammen mit den averecura-Standorten Brunisberg und Rosengarten ein, mittlerweile ist auch Bauma gestartet, und weitere Standorte der Gruppe dürften folgen. Im Alltag genutzt werden vor allem Materialbestellung, Defektmeldung und Zusatzaufträge, dazu Qualitätskontrollen, Auswertungen, Leistungskennzahlen sowie die Stellvertretungsfunktion.

Vom mündlichen Auftrag zum digitalen Eintrag

Der Unterschied zeigt sich besonders bei Sonderreinigungen, etwa wenn ein Malheur entfernt werden muss: Früher musste jemand persönlich vorbeigehen, um den Zusatzauftrag mündlich mitzuteilen, heute wird er direkt am PC in Soobr hinterlegt und erscheint umgehend auf dem Tablet der zuständigen Mitarbeitenden. Defektmeldungen und Zusatzaufträge laufen heute digital und strukturiert, Qualitätskontrollen, Auswertungen und Leistungskennzahlen ermöglichen eine lückenlose Dokumentation. Die Stellvertretungsfunktion sorgt zudem für klar geregelte Zuständigkeiten, wenn Mitarbeitende abwesend sind, genau der Punkt, der bei «Springern» und im geteilten Dienst vorher für Unstimmigkeiten gesorgt hatte.

Material selbst bestellen und beziehen

Mit der Einführung von Soobr richtete das Haus Wäckerling gleichzeitig einen zentralen Reinigungswagenpark ein. Vorher gaben die Mitarbeitenden ihre Materialbestellungen einmal pro Woche auf Papier ab. Anschliessend stellten die Leitung bzw. Stellvertretende Leitung Hotellerie das Material anhand der Bestellungen zusammen und legten es in Transportkisten bereit. Je nach Bestellvolumen waren sie damit jeweils rund eine Stunde beschäftigt. Auf ein Jahr gerechnet ergibt das etwa 50 Stunden, also mehr als eine Arbeitswoche.

Heute beziehen die Mitarbeitenden das benötigte Material selbstständig aus dem zentralen Reinigungswagenpark und erfassen ihre Bestellungen direkt in Soobr. Für die Leitung entfällt dadurch ein grosser Teil des bisherigen administrativen und zeitlichen Aufwands.

Resultate für Team und Führung

Seit der Einführung zeigt sich die deutlichste Verbesserung bei der Reaktionszeit: Zusatzaufträge und Defektmeldungen werden heute spürbar schneller bearbeitet, weil sie direkt digital erfasst werden und umgehend bei den zuständigen Mitarbeitenden ankommen. Für Katja Gnos als Leitung Hotellerie zeigt sich die spürbarste Wirkung bei der Übersicht: Sie hat heute einen deutlich besseren Überblick über den Stand der Reinigungsarbeiten, auch die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und das gegenseitige Aushelfen zwischen den Betrieben ist einfacher geworden, weil alle Arbeitsanleitungen digital hinterlegt sind.

Für die Organisation als Ganzes sieht Katja Gnos den Nutzen vor allem in einer gesicherten, nachvollziehbaren Qualität über alle Abteilungen und Standorte der averecura hinweg. Durch die lückenlose Dokumentation, etwa im Bereich der Hygienestandards wie der Legionellen-Prophylaxe, trägt das Haus Wäckerling massgeblich zur Sicherheit und zum Wohlbefinden der Bewohnenden bei. Für den Pflegebetrieb insgesamt bedeutet dies zudem eine verlässlichere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sowie eine höhere Transparenz gegenüber Behörden und bei Audits.

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«Mit der Einführung von Soobr haben wir unsere Reinigungsprozesse standardisiert und über alle Abteilungen hinweg nachvollziehbar gemacht. Was früher über Papierlisten und mündliche Absprachen lief, läuft heute digital, klar strukturiert und jederzeit abrufbar. Besonders wertvoll ist die Dokumentation direkt auf dem Tablet: Mit einfachen Bildern und einer klaren Reihenfolge verstehen auch Mitarbeitende mit Fremdsprachen die Abläufe sofort, und es geht uns kein Papier mehr verloren. So haben wir nicht nur mehr Übersicht gewonnen, sondern auch eine verlässlichere und fairere Organisation für unser ganzes Team geschaffen.»

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Katja Gnos, Leitung Hotellerie Haus Wäckerling

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Ergebnisse auf einen Blick

• Weniger Bestellaufwand für die Leitung: Das Zusammenstellen des Materials beanspruchte die Leitung bzw. Stellvertretende Leitung Hotellerie früher jede Woche rund eine Stunde. Heute entfällt ein grosser Teil dieses Aufwands.
• Spürbar schnellere Bearbeitung von Zusatzaufträgen und Defektmeldungen, da diese direkt digital erfasst werden und umgehend bei den zuständigen Mitarbeitenden ankommen.
• Lückenlose Dokumentation der Reinigungsarbeiten und Hygienestandards, etwa der Legionellen-Prophylaxe, nachvollziehbar für Führung, Behörden und Audits.
• Standardisierte Reinigungsprozesse über alle Abteilungen des Hauses Wäckerling und mehrere Standorte der averecura hinweg (gemeinsame Einführung mit Brunisberg und Rosengarten, seither auch Bauma).
• Klar geregelte Zuständigkeiten dank Stellvertretungsfunktion und einfachere Einarbeitung neuer Mitarbeitender, da Arbeitsanleitungen digital und jederzeit abrufbar sind.

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Mehr zu Soobr in Pflegeeinrichtungen

Ob Zusatzaufträge, Materialbestellung oder Hygienedokumentation: Auf unserer Seite für Pflegeeinrichtungen sehen Sie, wie Soobr diese Abläufe vereinfacht.